La administración del ejército fue súper sofisticada incluso sin foto. Cada soldado fue registrado y descrito en una lista. Además, las unidades no eran tan grandes que el teserario (proporcionando contraseñas pero también administrando el centuria) no podía conocer personalmente a cada soldado. Para tener en cuenta, cada soldado recibía un salario, pero se dedujo el costo de vida y el material. Además, parte del salario se destinó a un fondo especial para pagar los posibles gastos de entierro.
Recibían pocas monedas, mientras que la mayor parte del salario restante se guardaba en el tesoro de la unidad y se acumulaba. Esto evitó que el dinero se gastara totalmente en vino y el monto total se entregó al final de la campaña (durante la república) o el servicio militar (durante la última república e imperio).
La sofisticación era tan avanzada que cada soldado recibió un diploma de descarga militar al completar su servicio. En el diploma también se mencionaban esposa e hijos, si no era ya ciudadano romano, se le concedía la ciudadanía junto con toda su familia. Se escribieron dos copias en tablas de bronce, una entregada al soldado y otra guardada en Roma en un archivo central.
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