La postura oficial de la mayoría de los museos y archivos es que solo aceptarán cartas personales si el tema es alguien notable o el papeleo detalla algo de gran importancia histórica. Esto es parte del procedimiento sobre cómo los archivos y otras instituciones similares toman los registros. Principalmente hay:
- Ofertas directas: una agencia oficial u organismo gubernamental les pide a los archivos que acepten algunos documentos de importancia, que luego son revisados y tomados si el papeleo cumple con un cronograma de registros oficiales que indica que los registros deben conservarse.
- Transferencias automáticas: se trata de registros que se entregan habitualmente a los archivos y que han sido aprobados previamente para su transferencia. Un buen ejemplo son los registros de cubierta de los barcos de la Armada, así como cualquier tipo de registro del Congreso. Ya se ha programado la transferencia y, por lo general, se envían a los archivos, a granel, una o dos veces al año.
- Donaciones: Este es el “todo lo demás” que las personas contactan con los archivos y museos y preguntan si les gustaría tener algún papeleo que se haya localizado. El escrutinio de las donaciones es extremadamente alto, y los registros deben cumplir con un calibre muy alto de valor histórico. Esto se debe a que el espacio es limitado en los archivos y cada pedazo de papel de cada fuente no puede ser tomado como un registro permanente.
También hay algunos museos que atienden artículos como los que está describiendo. Un museo de la Segunda Guerra Mundial, por ejemplo, podría estar buscando cartas personales de cualquier tipo. Ese sería el mejor lugar para contactar ya que los lugares principales (Archivos Nacionales, Archivos Estatales, etc.) probablemente no estarían interesados.